– In hóa đơn (chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail);
– Lưu trữ hoá đơn (lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);2. Dễ dàng quản lý:
– Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
– Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
3. Thuận tiện sử dụng:
– Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
– Dễ dàng trong việc lưu trữ;
– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn;
– Quá trình thanh toán nhanh hơn;
– Góp phần bảo vệ môi trường.
4. Hoá đơn điện tử an toàn hơn hoá đơn giấy:
Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn.
Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử
Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng hóa đơn điện tử cũng tồn tại những khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của hóa đơn điện tử.
Trong thực tế, không nhiều doanh nghiệp có đủ kiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu…Trong quá trình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp phải trục trặc như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần hợp tác với các đơn vị cung cấp có cẩm nang sử dụng phần mềm để có thể xử lý khi có trục trặc.
Một vấn đề khác mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp để thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Khó khăn ở đây là nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán cung cấp bởi đơn vị nước ngoài hoặc phầm mềm trong nước chưa hỗ trợ kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử thì sẽ rất khó để kết hợp, điều chỉnh để tương thích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chị phí. Hơn nữa, không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng hỗ trợ việc tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng.
Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử
– Các đơn vị Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố;
– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố;
– Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế.
Quy trình phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử và chất lượng cũng không giống nhau. Để đảm bảo bạn nên tham khảo ý kiến từ những người đã từng sử dụng hóa đơn điện tử mà bạn định đăng ký. Đồng thời yêu cầu nhà cung cấp gửi giấy phép cung cấp hoá đơn điện tử của Tổng Cục Thuế.
Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:
1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
– Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế;
– Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính;
– Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Ví dụ: Ngày nộp thông báo phát hành là ngày 01/10/2020 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 03/10/2020 (tối thiểu phải cách 2 ngày).
2. Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
– Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn;
– Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế.
3. Thông báo phát hành hóa đơn
Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn
Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm:
1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
2. Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
3. Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm:
1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
2. Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
3. Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015).
Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Sau 2 ngày kể từ ngày làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống tại địa chỉ website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu.
Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp
Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 gồm 17 chương 152 điều, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2020, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 151 (Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 01/07/2022). Tuy nhiên, Luật cũng quy định về việc khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực trước ngày 01/07/2022.
Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
